So wird das Einladungs-management für deinen nächsten Firmenevent ein voller Erfolg

Der erste Eindruck zählt – das gilt nicht nur für persönliche Begegnungen, sondern auch für Einladungen zu Veranstaltungen. In diesem Beitrag teilen wir wertvolle Tipps mit dir, wie das Einladungsmanagement für deine nächste Veranstaltung gelingt.

Durchdachter Inhalt und ein klares Konzept

Ein erfolgreiches Einladungsmanagement beginnt mit einem gut durchdachten Konzept. Achte darauf, dass deine Einladung nicht nur ästhetisch ansprechend ist, sondern auch inhaltlich überzeugt. Wer, was, wann, wo und warum – diese Fragen sollten in einem detaillierten Eventkonzept beantwortet werden. Ein klares Konzept ermöglicht es den Empfängern, die Botschaft hinter der Einladung sofort zu erfassen. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer positiven Wahrnehmung und einer höheren Teilnahmequote. Vergiss nicht, relevante Informationen wie Datum, Ort und Programmablauf deutlich zu kommunizieren, um die Entscheidung der Gäste zu erleichtern.

Visueller Auftritt im Einklang mit der Event Identity

Der visuelle Auftritt deiner Einladung sollte die Event Identity widerspiegeln, die du in der Konzeptionsphase festgelegt hast. Ein einheitliches Erscheinungsbild schafft Wiedererkennungswert und verleiht deinem Unternehmen schon vor der Veranstaltung Strahlkraft.

Mit einer persönlichen Ansprache punkten

Gehe auf die Gäste gezielt ein, indem du eine personalisierte Ansprache verwendest. Besonders bei Events mit unterschiedlichen Zielgruppen ist dies von Bedeutung. Menschen haben unterschiedliche Erwartungen und Vorlieben – eine individuelle Ansprache berücksichtigt diese Vielfalt und sorgt für eine ansprechende Gestaltung des Events. Eine sorgfältig erstellte Gästeliste ist hierbei unerlässlich.

Durchdachte Anmeldung

Sind die Einladungen erstmal verschickt, ist es wichtig, einen gästefreundlichen Anmeldeprozess zu gestalten. Hier bieten sich sowohl analoge als auch digitale Lösungen an:

• Der klassische Anmeldetalon: Die Gäste melden sich via Anmeldetalon an, füllen diesen aus und retournieren ihn per Post an die vorgedruckte Adresse. Diese bewährte Variante hat den Vorteil, dass die Gäste ihre Teilnahme oder Absage klar und formell mitteilen.
• Der QR-Code: Durch das Scannen des Codes können sich die Gäste ganz einfach an- oder abmelden. Diese digitale Lösung ist eine moderne und interaktive Möglichkeit, die Teilnahme zu bestätigen oder eine Absage zu kommunizieren.

Reminder

Etwa eine Woche vor dem Event solltest du den angemeldeten Gästen den Event mit einer kurzen und knackigen Infokarte nochmals ins Gedächtnis rufen. Der Reminder ermöglicht es, letzte Informationen wie Parkmöglichkeiten, detaillierte Programmpunkte und Dresscode zu versenden. Relevant sind jene Informationen, die den Empfängern beim Versand der Einladung noch nicht mitgeteilt wurden.

Brauchst du Unterstützung beim Einladungsmanagement für deinen nächsten Firmenanlass? Dann kontaktiere uns! Wir stehen dir gerne mit Rat und Tat zur Seite.